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Bienvenido   ELIANA CECILIA CRISTANCHO CORDERO  

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Correspondencia

 

HORARIO VENTANILLA DE CORRESPONDENCIA

De 7:00am a 5:00pm Jornada Continua - De Lunes a Viernes

DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

Las entregas se realizan en los recorridos programados así: 8:00 a.m., 9:30 a.m., 10:30 a.m., 11:30 a.m., 1:00 p.m., 2:00 p.m. y 3:00 p.m. Si por alguna circunstancia ingresa un documento o tutela como URGENTE el Auxiliar Administrativo encargado de radicar e imprimir la planilla, informa al mensajero encargado de la entrega INMEDIATA ante la Dirección General y ésta a su vez es la oficina encargada del trámite o tarea y si es el caso de tutela ante la Oficina Jurídica.

DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA INTERNA

Las entregas se realizan en los recorridos programados así: 7:30 a.m., 10:00 a.m. y 2:00 p.m. para el edificio administrativo debido a mayor volumen de documentación y para los edificios de consultas los recorridos se hacen a las 8:30 a.m. y 2:30 p.m. con el fin de permitir la entrega de toda la documentación generada por la dirección y el edificio administrativo. Si por alguna circunstancia la URGENCIA e importancia de una comunicación amerita la distribución inmediata el funcionario interesado informa al Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia, para que el mensajero encargado de la distribución haga la entrega de la misma.

MENSAJERIA URBANA

Para trámites del mismo día en la periferia Bogotá D.C., dividida en tres áreas; Zona Norte, Zona Centro y Zona Occidente se realiza con mensajeros motorizados con los siguientes horarios de salida: 8:30 a.m. y a las 2:15 p.m., la documentación radicada después de la hora de salida queda para trámite en el siguiente recorrido. Si por alguna circunstancia un oficio amerita la distribución inmediata o URGENTE el funcionario interesado informa al Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia por medio de correo electrónico para la asignación de un mensajero disponible en el momento.

 

ENVÍOS DE MENSAJERIA POR SERVICIOS EXTERNOS

Los envíos a nivel nacional, urbano, certificado y mensajería especializada, se realizan en cumplimiento del contrato por prestación de servicios vigente. Los envíos se hacen a las 10:00 a.m. Después de éste horario quedan para enviarlos al día siguiente.

NOTA:Cuando las circunstancias los exijan, cada dependencia solicita él envió por CORREO CERTIFICADO ya que es el único medio utilizado como prueba judicial.

Cada dependencia es la responsable del embalaje o empaque (sobre, paquete, caja) y marcación de los documentos que se envían para fuera del perímetro Bogotá, con número de radicado de salida, datos de remitente que debe ir en el extremo superior izquierdo del sobre especificando el grupo y destinatario en el centro del sobre con nombre completo, entidad, dirección completa si es posible teléfono y ciudad-departamento o país.

Por políticas y protocolos de envíos, no se recibe con correcciones, ni tachado, ni enmendaduras. Si se cometió un error de dirección u otro dato corrija y elabore una nueva marcación. Esa marcación debe realizarse en cada área, bajo ninguna circunstancia la marcación debe hacerse en el Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia.

PRESTAMOS DOCUMENTALES

La salida temporal de documentos del Archivo Central se hace bajo la autorización de la Coordinación del Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia y solo en los siguientes eventos:

*Por solicitud expresa del Jefe Coordinador de la oficina o Unidad funcional productora del documento o expediente. *Por solicitud de entes judiciales, fiscales o de control previa autorización del Director General del INC ESE. *Por motivos técnicos como reprografía o procesos de restauración.

SERVICIO DE FOTOCOPIADO

 

ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS

HORARIO VENTANILLA DE ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS

 

PRESTAMO Y DEVOLUCION DE HISTORIAS CLÍNICAS PARA CONSULTA EXTERNA

*A través del sistema SAP se registra por agenda médica los pacientes que asisten a consulta diariamente. El día antes de la consulta el archivista realiza el alistamiento de las mismas siguiendo el manual SAP ejecutando la transacción NR19 y diligenciando el formato “GAD-P02-F-07 Solicitud y Control de Préstamos de Historia Clínica para Consulta Externa y Hospitalización” *El día de la consulta, la secretaria o auxiliar administrativa de cada servicio se debe acercar al Archivo de historias clínicas y recoger las historias solicitadas en el horario de 7am a 8 am. *Se debe devolver el mismo número de historias prestadas en la mañana inmediatamente haya finalizado el proceso de atención del usuario en el transcurso del día o antes de las 4:00 p.m., a excepción del paciente que tiene consulta después de las 4:00 p.m., la historia clínica se puede entregar el día siguiente pero antes de las 8:00 am. *El funcionario del Archivo de historias clínicas debe verificar la devolución comprobando una a una cada historia clínica dando así el recibido mediante el mismo formato de préstamo en el área de recepción del archivo.

 

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